Checklist de Email: Qué hacer antes de enviar un Newsletter

¿Estás por enviar un Newsletter? Si quieres comprobar su efectividad y evitar errores frecuentes necesitas verificar algunos puntos con esta Checklist.

El Boletín de Noticias es uno de los formatos más clásicos del Email Marketing, indispensable en la estrategia de comunicación de todo negocio. Año tras año se reivindica como el mejor medio para informar regularmente a los clientes sobre novedades, promociones, lanzamientos de productos y noticias del sector.

Suele ser uno de los primeros pasos que muchas empresas realizan cuando comienzan a trabajar con el Email Marketing. ¿Tú ya lo has implementado? De ser así, te ayudaremos a optimizarlo, y si no tienes idea por dónde empezar, ¡ha llegado el momento de que aprendas cómo hacerlo!

Beneficios del Newsletter

Por un lado, este formato es ideal para conectar con tu público y mantenerlo al tanto de las buenas nuevas de tu marca. Sirve para reforzar la imagen de marca y para impulsar a los lectores hacia otros canales de la empresa, como puede ser la Página Web o las Redes Sociales. Si tu empresa posee un Blog con contenido frecuente, el Newsletter es una excelente forma de apalancar el alcance del mismo.

Generalmente, son enviados para toda la base de contactos de manera recurrente y acostumbran ofrecer una gran variedad de contenido. Esto lo convierte en un tipo de Email que responde al interés de los Leads en las diferentes etapas del Embudo de Conversión.

Pero, ¿quieres saber cuál es su mayor ventaja? Más allá de que es muy fácil crearlo, el beneficio central del Newsletter reside en que aquellos que lo reciben han dado su autorización previa para hacerlo, se suscribieron voluntariamente e incluso tienen la opción de darse de baja. Son envíos que se basan en el Marketing del Permiso y esto supone que sus destinatarios están realmente interesados en recibirlos.

Si bien su producción no es difícil, son muchas las etapas que se deben llevar a cabo, desde seleccionar el material que va a ser enviado hasta efectuar el lanzamiento de las Campañas. Por ello, hemos creado esta Checklist con los principales pasos que debes seguir para crear un Newsletter exitoso. 

1. Planificación

Al igual que el Email promocional, un Boletín de Noticias necesita de planificación. Para definir tu Newsletter, en primer lugar, determina las características de tu público objetivo: ¿quiénes son las personas a las que vas a enviar tu Campaña? ¿Cuáles son sus necesidades?

Saberlo te permitirá establecer los contenidos en base a las cualidades, comportamientos e intereses particulares de tu target. Lo ideal es que pienses diferentes Campañas orientadas a las etapas de compra que atraviesa cada persona.

Si deseas cultivar una relación efectiva y personalizada con tu audiencia, procura segmentarla, es decir, subdividirla en grupos dependiendo de las características específicas de tus Leads como edad, sexo, ubicación o profesión. También puedes segmentar en base a comportamientos que tienen las personas dentro de tu Sitio Web o Blog, por ejemplo, la búsqueda de ciertos productos o la descarga de algún material.

Por otro lado, elige un nombre para tu Campaña que refleje las principales características del Newsletter, así, todos los que están trabajando en su creación sabrán a simple vista cual es el tema. Esto es especialmente importante si se trata de varios Newsletters que son enviados con frecuencias diferentes, con contenidos distintos y para bases también divergentes.

2. Calendario

El momento que elijas para enviar tu Boletín de Noticias impactará directamente en la Tasa de Apertura. Por ende es fundamental definir el día y horario más efectivos para alcanzar a tus Suscriptores.

Como no existe una regla general sobre cuál es el momento ideal para realizar los envíos, te recomendamos que pruebes algunas variaciones. ¡Testea y descubre qué funciona mejor para tu empresa!

Después de que tengas este punto definido, organiza tu calendario para mantener la periodicidad de los envíos (diaria, semanal, mensual, bimensual o trimestral). La frecuencia sugerida para enviar un Newsletter suele ser una vez por semana, no más porque se vuelve aturdidor, tampoco menos ya que si pasa demasiado tiempo entre medio los Suscriptores no prestarán tanta atención.

3. Contenido

Ha llegado la hora de crear el contenido, factor determinante para obtener un buen engagement y construir vínculos sólidos con tus clientes. Intenta ponerte en la mente de tus Suscriptores, piensa qué tipo de noticias o informaciones les resultan más interesantes. Ten en cuenta que cuando se suscribieron a tu Newsletter lo hicieron con el objetivo de recibir algo de valor a cambio, ¡no los decepciones!

Comienza estructurando en un documento todos los tópicos que serán abordados por tu Newsletter. Algunos de ellos pueden ser sobre:

• Novedades: promociones, lanzamientos, nuevas herramientas de compra.
• Noticias del sector.
• Reseñas de productos destacados en el mes.
• Testimonios de tus clientes y casos de éxito.
• Empleados: anuncios de cumpleaños, nacimientos de hijos, logros destacados, etc.
• Cultura de la organización: aspectos relacionados con los valores, la misión y la visión de la compañía.
• Eventos organizados por la empresa.
• Artículos educativos, como tutoriales o capacitaciones.

Luego, desarrolla íntegramente el texto de la pieza, por ejemplo, el de apertura es un pequeño resumen de cada contenido que ofreces. Enseguida, piensa algunas opciones para el Asunto del Email, como mínimo cinco, que sean títulos atractivos, que causen sensación de urgencia y sean creativos. Selecciona el que consideres mejor. Por último, envía el texto para revisión.

No te olvides de enriquecer tu contenido agregando videos, fotos o iconos de buena calidad a tus piezas de correo. Son elementos que sirven para captar la atención de los usuarios y, bien pensados, potenciarán el impacto de tu imagen de marca.

Tip: Una buena opción para fidelizar a tus Suscriptores es invitarlos a capacitaciones o cursos online. Los contenidos de educación son un gran incentivo para transformar visitantes en Leads.

4. Llamados a la Acción

¿Quieres incentivar a tus Suscriptores a realizar una acción determinada? Agrega un botón llamativo en tu Email que los ayude a dar ese paso tan esperado.

Cada vez que envías tu Newsletter es una nueva oportunidad para guiar a tus Suscriptores hacia tu objetivo. Saca el máximo provecho colocando un CTA o Llamado a la Acción, que genere tráfico a tu página o más ventas para tu negocio.

Si bien no es una herramienta de venta directa, este formato te permite influenciar fuertemente el comportamiento de tus contactos. Lo ideal es que el 90% del Email sea informativo y de entretenimiento, pero puedes agregar un 10% destinado a conversiones.

5. Layout del Email

Ahora tendrás que darle “una cara” a tu Newsletter. El layout es una de las etapas más importantes del proceso, tiene que ver con la disposición y el diseño de tus piezas. Asegúrate que sea coherente con el estilo de tu marca, manteniendo los mismos colores, tono y tipografía que se venían utilizando hasta el momento.

Además, asegúrate de que la Plantilla que selecciones sea Responsive, es decir, que se pueda visualizar perfectamente desde cualquier dispositivo. Para ello, el Newsletter debe estar en el formato de HTML, si te animas a hacerlo tú mismo prueba con herramientas que sean intuitivas y fáciles de utilizar, como Doppler. En cambio, si no estás seguro de cómo hacerlo, puedes recurrir a profesionales o agencias que te ayuden con la maquetación.  

Una vez que lo tengas listo, revisa cómo ha quedado el resultado final. Algunos puntos que debes verificar: ¿El Asunto está apareciendo completamente en la caja de entrada? ¿Las imágenes están funcionando con texto alternativo? ¿Se puede entender todo con claridad? ¿Los links funcionan correctamente? ¿Se adapta a múltiples dispositivos? ¿Hay errores ortográficos?

Es fundamental que en el diseño se vean reflejadas la identidad y la esencia de tu marca. Si tienes algún error, ¡estás a tiempo de corregirlo! Cuando hayas terminado con la revisión y las últimas modificaciones estarás preparado para la siguiente etapa.

6. Lanzamiento

¡Es tiempo de enviar tu Campaña! Implementa la segmentación sugerida en la etapa de planificación para potenciar tus resultados. Por ejemplo, si estás realizando el lanzamiento de un producto exclusivo de mujeres, puedes filtrar tu Lista por género y destinar tu Newsletter únicamente al sexo femenino.

Con respecto a la frecuencia, ser constante es la clave para que tus usuarios se acostumbren a recibir los correos y los esperen ansiosos. Sin embargo, si no quieres que las personas se den de baja de tus Listas o pierdan la atención en tus correos, asegúrate de que el contenido sea de calidad y realmente aporte valor para los lectores.

Cuando hayas finalizado la configuración de tu Newsletter y chequeado todos los puntos mencionados, estarás listo para programar el envío.  

7. Análisis

Para terminar, como siempre decimos, es imprescindible que analices los resultados de tus envíos. Monitorea atentamente las métricas para descubrir cuáles son los Asuntos y contenidos que más interesan a tu audiencia, qué horarios son los más adecuados, etc.

A partir de estos datos podrás ir optimizando tus Boletines de Noticias y alcanzar la conexión que buscas con tu público. En base a la propia experiencia y a la de nuestros mejores clientes, te sugerimos que cuando realices las mediciones tengas en cuenta los siguientes parámetros:

● Tasa de Apertura: Número de personas que abrieron el mensaje dividido por el número de personas que lo recibieron. ¿Aumentó o disminuyó comparado con la última Campaña? ¿Qué se puede hacer en la próxima Campaña?

Es necesario tener un mínimo de 15% de Tasa de Apertura para considerar que fue un buen lanzamiento.

● Tasa de Clics: Número de clics en algún link del Newsletter dividido por el número de personas que la recibieron. ¿Aumentó o disminuyó comparado con la última Campaña? ¿Qué se puede hacer en la próxima Campaña?

Es necesario tener un mínimo de 2% de Tasa de Clic.

● Tasa de Conversión: Cuando un usuario realiza la acción buscada y previamente definida como objetivo del envío. A partir del Newsletter, ¿cuántas personas alcanzaron el objetivo establecido en la planeación?

Es necesario tener un mínimo de 2% de Tasa de Conversión, varía dependiendo el segmento de la empresa.

Otros elementos que deberías considerar cuando analices los resultados de tus Campañas son:

• Tener un mínimo de 95% de Tasa de Entrega.            
• Máximo de 1% de cancelación de suscripción.
• No tener más de 0.1% de Tasa de Spam.

Conclusión

¡Muy bien! Ya conoces todos los factores que se deben chequear antes de enviar un Newsletter. Si bien la creación de este tipo de Emails demanda tiempo y dedicación, te aseguramos que vale la pena. Es una de las formas más efectivas y económicas para fidelizar clientes y construir la imagen de marca.

Mira el resumen con los pasos más importantes de la estrategia:

Planeación

• Público objetivo
• Segmentación
• Contenido

Calendario

• Definir día y horario del lanzamiento

Contenido

•  Crear un outline
•  Producir los textos de Email
•  Pensar 5 Asuntos diferentes y seleccionar uno
•  Revisión

Llamado a la acción

• Botón atractivo y destacado, dirigir usuarios hacia el objetivo

Layout de Email

• Crear layout considerando la estructura del contenido
• Revisar layout con el contenido final
• Hacer un disparo de prueba y verificar:
  ○Asunto de Email
  ○ Imágenes
  ○ Links
  ○ Contenido

Lanzamiento

• Crea la segmentación de acuerdo con la planeación
• Termina las configuraciones de la Campaña y agendar la fecha del envío

Análisis

• Aperturas
• Clics
• Conversiones

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